Software de gestión para agencias de traducción


Conecte todos los departamentos de su empresa y haga que crezca

Gespoint Translator es un sistema de gestión completo e integrado, específico para agencias de traducción, que conecta sus proyectos, finanzas y ventas aumentando la productividad.

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Gestión de proyectos de traducción

Importación CAT
La gestión de los proyectos se simplifica y optimiza con la generación automática de órdenes de trabajo y las herramientas de seguimiento de tareas que le ofrece Gespoint Translator Business. El alta de un nuevo proyecto se puede hacer automáticamente importando un fichero de análisis de las herramientas CAT más habituales (Trados, Transit, etc.) o mediante la aceptación de un presupuesto previo. También es posible dar de alta manualmente presupuestos, proyectos y facturas.

Asignación ágil de traductores
La búsqueda de traductores para cada trabajo se apoya en un útil asistente que filtra todos los colaboradores disponibles por los servicios ofrecidos, los idiomas de origen y destino, el idioma materno del traductor, la valoración del traductor segun los trabajos realizados, sus especialidades (traducción médica, traducción jurídica, etc.), las herramientas que utiliza (Trados, WordFast, etc.), su población, los precios que nos aplica, su carga de trabajo, disponibilidad, etc.

Gespoint Translator nos informa automáticamente de cuales son los traductores habituales para cada cliente, las veces que hemos trabajado con ese traductor, sus periodos de ausencia por vacaciones, viajes, enfermedad, etc. permitiendo elegir en todo momento el mejor traductor disponible, al mejor precio.

Gestión documental integrada
El programa genera automáticamente una carpeta por cada cliente, presupuesto, proyecto y traductor, permitiendo definir libremente la estructura de carpetas que se crean automáticamente en cada carpeta de proyecto (origen, destino, memorias, glosario, etc.)

Desde el mismo proyecto se adjuntan los archivos de origen y destino, los análisis de las herramientas CAT y se generan y reciben las órdenes de trabajo para los traductores.

Seguimiento de los trabajos
El seguimiento de cada trabajo se puede realizar hasta de cuatro formas distintas dentro del programa. Mediante un visual calendario, usando un planning o con diferentes listados de tareas.

El Modelo Automatico de Recordatorios (Sistema MADRE) envía automáticamente emails de recordatorio a los Project Manager, Traductores, Clientes, etc. avisándoles de próximos vencimientos de tareas o proyectos, disponibilidad de archivos nuevos en la Intranet, vencimiento de facturas, etc. Los avisos son totalmente personalizables por la agencia y se pueden activar o desactivar para cada cliente, empleado o proveedor.

Entrega de proyectos
La entrega y facturación de un trabajo terminado se realiza mediante un simple click de ratón, generando automáticamente la factura, su contabilidad, impuestos y previsones de cobro asociadas al proyecto. El sistema puede también avisar al cliente del trabajo finalizado y enviarle un email con un enlace para que pueda descargar los archivos de la traducción terminada.

Calendario de proyectos de traducción

Selección de traductores

 

Facturación, cartera y contabilidad

Facturación de ventas y compras
El control financiero y contable de la agencia se realiza de forma automática mientras va realizando facturas y cobros a clientes o facturas y pagos de los traductores o proveedores. El programa automáticamente realiza la imputación contable de todos los gastos e ingresos a cada proyecto. La agencia puede definir con total libertad todas las cuentas contables utilizadas por el programa al hacer asientos automáticos de ventas, compras, cobros, pagos, abonos, anticipos, impagados, gastos generales, amortizaciones, etc.

Cartera
El módulo de cartera de Gespoint Translator Business le permite controlar los cobros y pagos pendientes de cada proyecto y factura, los anticipos, los impagos, las remesas de cobro y de pago, los efectos (talones, cheques, etc.) emitidos y recibidos así como el saldo y riesgo de cada proyecto, cliente y proveedor.

Contabilidad
El módulo de contabilidad le permite llevar todos los libros contables legalmente necesarios, realizando asientos contables manualmente, sacar diarios, extractos, balances, informes oficiales, amortizaciones, asientos predefinidos, etc.

Remesas bancarias
Gespoint Translator genera directamente ficheros para el intercambio electrónico de datos con la banca, ficheros de remesas de cobro en formato SEPA B2B y SEPA CORE, ficheros de remesas de pagos en el cuaderno CSB 68 y CSB 34

Balances oficiales para empresas de traducción

 

Declaraciones de impuestos

Modelos oficiales
El módulo declaraciones le permite generar toda la información necesaria para la presentación de sus impuestos. Generación automática del modelo 303 de IVA, listados de retenciones soportadas y repercutidas, modelos 130, 111, 115 y 190, libro registro de facturas emitidas y recibidas, fichero 340, 347, 349, etc.

Factura-e y SII (Suministro Inmediato de Información del IVA)
Gespoint Translator genera directamente facturas electrónicas en formato Factura-e válidas para el envio a la administración pública (Ayuntamientos, Diputaciones, etc.) mediante el Punto General de Entradas de Facturas Electrónica FACe.gob.es

Gespoint Translator emite los libros de registro de IVA (SII) en ficheros preparados para su presentación a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria

Integración con AFIP (Argentina)
Gespoint Translator, a través de la plataforma Facturante se comunica directamente con la AFIP Argentina y obtiene el CAE de cada factura, emitiendo un comprobante 100% válido para AFIP directamente desde el programa.

Actualizaciones fiscales y legales
Gespoint Translator es adaptado y actualizado continuamente para las nuevas normativas vigentes (SEPA, SII, RGPD, Factura-e, etc.) en los paises donde el programa está disponible.

Declaraciones de impuestos para empresas de traducción

 

Presupuestos

Gestión de presupuestos de traducción o interpretación
Gespoint Translator permite realizar presupuestos de una forma rápida, agilizando el proceso de captación de operaciones. Especifique el idioma de origen, el de destino, el tipo de trabajo a realizar (traducción, interpretación, etc.) y la cantidad de unidades necesarias (palabras, horas, documentos, etc.). El programa le calculará automáticamente el precio a aplicar segun el cliente y las tarifas de la agencia.

Duplique presupuestos o tareas para crear rápidamente presupuestos de mútiples idiomas de origen y/o destino.

Gestión documental
Puede adjuntar al presupuesto los documentos que el cliente solicita traducir mediante la gestión documental integrada en el programa. Todos los miembros de la agencia tendrán acceso automáticamente a los documentos compartidos independientemente de la ubicación física del archivo.

Integración con programas de correo
La integración con los distintos programas de correo existentes en el mercado (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, etc.) permite enviar al cliente el presupuesto como un archivo adjunto PDF directamente desde el programa y queda registrado cuando y quien se lo envió.

Seguimiento y control
El seguimiento automatizado del presupuesto permite saber en todo momento el estado del mismo, registrando todas las comunicaciones realizadas con el cliente durante la negociación. El módulo CRM le permite registrar y hacer seguimiento de todas las tareas comerciales realizadas con un cliente o presupuesto, optimizando las labores comerciales de la agencia.

Traspaso de presupuesto a proyecto
Una vez aceptado un presupuesto, este se convierte en un proyecto con un simple click de ratón, traspasando al proyecto todos los datos definidos previamente y los documentos adjuntos.

Presupuesto de traducción

 

CRM

Más oportunidades de negocio y más ingresos
El módulo CRM para la gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management) le ayuda a identificar, captar y fidelizar a sus clientes. Con el CRM mejora las relaciones con el cliente ya que, de un vistazo, se puede consultar el historial de interacciones con cualquier cliente, cuándo se ha hablado por última vez con él, qué productos ha adquirido, emails enviados, sus presupuestos, reclamaciones, etc. para poder ofrecerle lo que necesita en el momento adecuado.

Control de oportunidades de venta
El control de Oportunidades de venta le permite identificar y registrar las oportunidades que surgan de clientes o posibles clientes, indicando los competidores con los que se enfrenta, el valor económico de la oportunidad, el porcentaje de probabilidad de cierre estimado y todas las acciones (llamadas, emails, visitas, etc.) que cada comercial ha realizado o tiene previsto realizar para intentar ganar esa oportunidad.

Gestión de contactos
La herramienta CRM también hace posible que los equipos de ventas se relacionen de forma más efectiva con los clientes y contactos, compartiendo información fácilmente, en equipos de trabajo mejor coordinados.

Envio de emailings masivos
El Generador de Emailings le permite enviar correos masivos a todos sus contactos y realizar un seguimiento de sus respuestas, identificando quién ha abierto un email, en que imágenes o enlaces han hecho click, qué día y hora lo vieron, cuantas veces pincharon en cada enlace, etc.

Mayor eficiencia comercial para generar más ventas
Cierre las ventas con mayor rapidez, con un lugar centralizado para almacenar y actualizar toda la información, registrar interacciones y supervisar el progreso de las oportunidades.

Generador de emailing masivo para empresas de traducción

 

Intranet

Módulo web
Con el módulo web los trabajadores, clientes y proveedores tendrán acceso a una Intranet corporativa que les permitirá realizar las gestiones más habituales de una manera ágil y sencilla, ahorrándose el envío de mails, y con un gestor de avisos que le permitirá saber, de forma inmediata cuando el traductor ha terminado la tarea asignada, o cuando un cliente le solicita un presupuesto, entre otras cosas.

El Módulo web de Gespoint Translator agiliza la relación de la agencia de traducción con clientes, proveedores y empleados. Toda la información y solicitudes están integradas con el sistema de gestión de la agencia de traducción, Gespoint Translator, lo que facilita el intercambio de archivos e información entre la agencia y el cliente, traductor externo o empleado.

Intranet para traductores externos
El traductor puede consultar y modificar sus datos, enviar su CV a la agencia y solicitar trabajar con ella, aceptar las condiciones generales de trabajo de la agencia, dar de alta sus especialidades y tarifas, las herramientas CAT con las que trabaja, avisar de sus periodos de ausencia, acceder a los trabajos que la agencia le ha asignado y están pendientes de ejecución, descargar los documentos originales a traducir y subir los archivos de los documentos ya traducidos, consultar el histórico de tareas ya finalizadas y de sus facturas emitidas a la agencia, pudiendo ver su estado (pendiente o pagada)

La intranet de Gespoint Translator permite que el traductor pueda emitir sus facturas a la agencia desde la propia plataforma, avisando al responsable de administración de los trabajos "prefacturados" para su revisión y validación.

Cuando el traductor marca una tarea como finalizada, el sistema avisa automáticamente al responsable del proyecto enviándole un email con todos los datos de la tarea finalizada y un enlace a los archivos traducidos por el traductor.

Intranet para clientes
El cliente puede consultar y modificar sus datos de contacto, solicitar nuevos trabajos a la agencia adjuntando los ficheros a traducir y observaciones, descargar los archivos ya traducidos, enviar consultas o reclamaciones a la agencia, consultar el histórico de trabajos ya finalizados y las facturas recibidas pudiendo ver su estado (pendiente o pagada).

Intranet para empleados
Desde cualquier dispositivo conectado a Internet, los Project Manager pueden consultar y modificar sus datos de contacto, hacer el seguimiento de los proyectos asignados, descargar o adjuntar ficheros de origen o destino de cada tarea, consultar la base de datos de clientes, proveedores y contactos.

Personalización
La intranet de Gespoint es 100% personalizable, permitiendo mostrar los datos y logotipos de la agencia, sus colores corporativos y dotarla de un aspecto acorde con su imagen en Internet.

Infraestructura, privacidad y seguridad
El módulo web de Gespoint Translator se instala en los propios servidores de la agencia de traducción, por lo que toda la información de la empresa permanece siempre en las instalaciones de la agencia, sometida a sus propios controles de seguridad, privacidad y control de acceso.

Intranet para empresas de traducción



Tarea de proyecto de traducción

 

Multidivisa

Gestión multidivisa
El módulo multidivisa de Gespoint Translator permite trabajar en todo el programa con diferentes monedas y tipos de cambio. Es posible definir precios de clientes y proveedores según la divisa utilizada por cada uno, emitiendo presupuestos, pedidos, facturas, cobros, pagos y asientos contables en diferentes divisas.

El programa automáticamente registra y contabiliza las diferencias, positivas o negativas, provocadas por las diferencias de cambio al operar con diferentes divisas.

Proyectos multidivisa
El trabajo con diferentes divisas en proyectos de traducción es agil y transparente para el usuario. Es posible, por ejemplo, definir un proyecto con una divisa de venta para el cliente, distinta de la divisa local usada por la agencia, y subcontratar diferentes tareas a traductores externos utilizando una divisa distinta de las dos anteriores para cada trabajo subcontratado.

Cobros en divisas en proyectos de traducción

 

Calidad

Valoración de trabajos
El módulo de calidad de Gespoint Translator Business permite realizar una gestión óptima de los proyectos de traducción, una vez identificados y definidos los estándares de calidad por la propia agencia.

Este módulo permite medir dichos estándares de calidad, convirtiendo la calidad en un dato concreto, mensurable y de utilidad a la hora de gestionar los recursos humanos involucrados en un proyecto, lo que permite trabajar con aquellos colaboradores mejor valorados para un servicio en concreto, agilizando la búsqueda de los mismos y obteniendo los mejores resultados en la gestión de un proyecto.

Con el módulo de Calidad podrá:
1- Valorar los trabajos de los traductores subcontratados, según diferentes parámetros que cada empresa de traducción podrá definir.

2- Obtener de forma automática una valoración media del proyecto que se está gestionando, teniendo en cuenta las valoraciones asignadas a cada tarea que ha realizado cada colaborador involucrado en el proyecto.

3- Obtener de forma automática una media de valoración por traductor.

4- Realizar búsquedas y comparar traductores, en el momento de asignar un trabajo a un traductor, según la valoración que tenga cada uno.

5- Gestión documental: Archivo de tareas valoradas, exámenes realizados, cláusulas de confidencialidad.

6- Histórico de valoraciones: De forma rápida se puede obtener un listado de cada tarea que ha realizado el traductor, según la combinación de idiomas, la fecha, la valoración asignada a cada uno, etc. Este listado es exportable a Excel, Word o Pdf. Además podrá filtrar entre fechas, por traductor (para ver las valoraciones de cada tarea del traductor) o por combinación de idioma (para ver qué traductor tiene mejor valoración por combinación)

Desde cada tarea o proyecto se podrá acceder al archivo de origen que se ha traducido en la tarea y el de destino que se ha evaluado, pudiendo ver las notas asignadas a cada criterio evaluado en la tarea. Toda la información queda en el histórico del programa y es accesible en cualquier momento, mediante filtros.

Calidad de trabajos de traducción

Calidad de traductores

 

Gestión de reclamaciones

Mejore la relación con sus clientes
Otro valor añadido que le aporta el sistema de calidad a su empresa, es cómo manejar las quejas, reclamaciones y sugerencias.

Con Gespoint Translator Business podrá gestionar cada reclamación de forma rápida, lo que le permitirá:

1) Dar una respuesta en tiempo y forma esperado por el cliente.
2) Realizar seguimiento de las reclamaciones.
3) Realizar análisis de resultados de las reclamaciones y detección de mejoras.
4) Gestión de la mejora continua.

Dentro de la reclamación encontrará la siguiente información:
- La fecha de alta de la reclamación, el cliente y la persona que interpuso la reclamación
- El motivo de la queja, reclamación o sugerencia
- El estado de su tramitación
- La persona responsable que está tramitando esta reclamación
- Podrá adjuntar el documento enviado por el cliente con la correspondiente reclamación
- Cualquier observación relacionada con la reclamación y su resolución
- La fecha de cierre de la reclamación una vez resuelta
- La reclamación /sugerencia se puede vincular a una tarea, proyecto, factura o presupuesto origen de la reclamación, queja o sugerencia

Gestión de reclamaciones

 

Modelo Automático de Recordatorios (Sistema MADRE)

Recordatorios de tareas de traducción
El Modelo Automático de Recordatorios de Gespoint Translator (Sistema MADRE) garantiza que ninguna tarea importante sea olvidada. El sistema vigila automáticamente el vencimiento de cada tarea de los proyectos en curso y envía emails recordando los próximos vencimientos a las partes involucradas en un proyecto (Project Manager, Traductor, Empleado y/o Vendedor).

Aviso de nuevo proyecto asignado
El sistema también puede avisar al responsable de un nuevo proyecto o Project Manager, de que se le ha asignado un nuevo proyecto que deberá empezar a gestionar.

Recordatorios de cobro a clientes
Se puede programar el sistema para que recuerde de forma automática a los clientes el vencimiento de sus facturas, facilitando y automatizando la gestión de cobro de la empresa.

Avisos personalizados
El sistema MADRE permite definir el texto de los avisos que se enviarán a empleados, clientes y proveedores, así como el plazo de antelación con el que se les tiene que avisar. Es posible definir los avisos en diferentes idiomas para que a cada cliente, empleado o proveedor le llegue el aviso en su idioma.

Envíos selectivos
Es posible seleccionar a que clientes, proveedores o empleados enviar o no enviar avisos automáticos, pudiendo utilizar el sistema de recordatorios solo con las personas seleccionadas.

Aviso automático vencimiento tarea traducción

Aviso automático facturas pendientes

 

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

Cumplimiento del RGPD
A partir del 25 de mayo de 2018 es de aplicación obligatoria para todas las empresas de la Unión Europea el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) aprobado en abril de 2016 por la Unión Europea.

Funciones RGPD de Gespoint Translator
- Seguridad en el tratamiento: Posibilidad de definir una política de seguridad a nivel de empresa fortaleciendo las contraseñas de los usuarios, registrando sus accesos y los campos manipulados por cada usuario
- Permisos por usuario: Posibilidad de definir para cada usuario, a qué datos tiene acceso total, acceso solo lectura o acceso denegado.
- Gestión Documental integrada: Permite almacenar todos los documentos enviados y recibidos relativos a peticiones, consentimientos, revocaciones, etc.
- Gestión de entidades principales: Clientes, proveedores, empleados, contactos potenciales, etc.
- Registro de los consentimientos: Almacenamiento y control de estado de todas las peticiones realizadas y recibidas (fecha de emisión, recepción, estado, responsable, etc.)
- Gestor RGPD: Posibilidad de definir el empleado responsable del tratamiento de los datos en la empresa
- Campos protegidos: Posibilidad de definir libremente los campos sobre los cuales realizar un registro de actividad.
- Registro de actividad: Registro e histórico de todos los cambios realizados sobre cualquier campo protegido.
- Derecho a la portabilidad: Posibilidad de exportar toda la información de cualquier entidad (cliente, proveedor, contacto, etc.) a formatos estandar (Excel, Word, PDF, XML, etc.).

RGPD certificado

 

Almacén y alquileres

Control de stocks
El módulo de almacén de Gespoint Translator permite controlar el stock disponible de material (cabinas de interpretación, equipos audiovisuales, sistemas de megafonía, etc.). Los movimientos de almacén se registran de forma automática conforme se dan de alta las facturas de los proveedores de material u las facturas de venta o alquiler a clientes.

Alquileres
Al dar salida a un material para su alquiler es posible especificar la fecha de entrega del material, la fecha de inicio y fin del alquiler, la tarifa por días, jornadas, horas, etc., asociando esta salida a un proyecto o tarea de interpretación. Cuando el cliente devuelve el material alquilado, el sistema registra automáticamente la entrada en almacén del material devuelto y la fecha de devolución, permitiendo saber en todo momento que material esta alquilado y pendiente de devolución por cada cliente y/o proyecto.

Movimientos de almacén
En todo momento es posible consultar de forma cómoda todas las entradas y salidas que ha tenido un determinado equipo o material, permitiendo ver a quien se ha comprado, cual ha sido su coste de adquisición y a quien se le ha vendido o alquilado y el stock actual de dicho material.

Inventario
El programa permite consultar el inventario completo de todo el material disponible, separando los artículos por marcas, familias y subfamilias, realizar movimientos de ajustes manuales por pérdidas o roturas, gestionar diferentes almacenes de la empresa y realizar traspasos de material entre los almacenes.

Logística
Al dar salida a un material, es posible indicar el lugar de entrega, las persona de contacto, el transportista que llevará el material, su nº de expedición o tracking, los bultos, kilos, y volumen del material y la fecha de entrega requerida.

Alquiler material audiovisual

Cabina interpretación

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