La Agencia Tributaria responde a nuevas dudas de pymes y autónomos sobre cómo enviar las facturas con el sistema de facturación VERI*FACTU.
A partir de julio de 2025, finalizará el primer plazo de adaptación al reglamento para los programas de facturación. Desde ese momento, todos los softwares que se vendan en España tendrán que permitir a las empresas o autónomos activar el sistema de facturación VERI*FACTU, que permite remitir automáticamente las facturas a Hacienda.
Según la orden ministerial publicada a finales de 2024, los programas de facturación deberán ofrecer la opción obligatoria de enviar en tiempo real las facturas a la Agencia Tributaria. Los desarrolladores y empresas de software tienen hasta julio para actualizar sus sistemas.
Con el Sistema de facturación VERI*FACTU, Hacienda podrá acceder a los datos fiscales en el momento de la emisión de la factura, lo que mejora la transparencia y el control tributario.
¿Qué es el Sistema de facturación VERI*FACTU y cómo funciona?
A partir de julio de 2025, las empresas y autónomos podrán elegir entre dos modalidades de facturación: VERI*FACTU y no VERI*FACTU.
El Sistema de facturación VERI*FACTU está diseñado para enviar las facturas generadas a la Agencia Tributaria de manera automática y en tiempo real. Entre sus ventajas se encuentran:
- Remisión automática: Cada factura expedida se transmite directamente a Hacienda, de manera instantánea y segura.
- Trazabilidad garantizada: La Agencia Tributaria recibe los datos de forma ordenada, consecutiva y sin omisiones ni alteraciones.
- Menos margen de error: Al automatizarse el envío, se reducen los riesgos de incumplimientos o errores fiscales.
El sistema no VERI*FACTU es más flexible pero requiere mayor control manual por parte del autónomo. Sus características son:
- Almacenamiento interno: Las facturas se guardan en el software y deben estar accesibles y protegidas durante el periodo legal de prescripción fiscal.
- Integridad y trazabilidad: Los registros no pueden ser modificados sin dejar constancia de los cambios realizados.
- Mayor control manual: Es el autónomo quien se asegura de que todo esté en regla en caso de una inspección fiscal.
¿Qué tengo que hacer para elegir el Sistema de facturación VERI*FACTU?
No es necesario ningún trámite formal. Al comenzar a enviar las facturas a la Agencia Tributaria de forma continua, se considerará activado automáticamente.
¿Se puede cambiar de modalidad?
Sí, se puede cambiar al sistema VERI*FACTU en cualquier momento del año, incluso si empezaron usando un sistema no verificable.
Si se inicia el envío de facturas y, por tanto, se activa el sistema VERI*FACTU, hay que mantenerse en ese sistema, como mínimo, hasta el final del año natural en el que se realice el primer envío. Por ejemplo, si una empresa empieza a utilizar este sistema en octubre de 2025, tendrá que seguir usándolo como mínimo hasta el 31 de diciembre de 2025
¿Qué ocurre en caso de fallos técnicos o cortes de energía?
En caso de un corte de energía o fallo técnico:
- Plazo ampliado: Se permite retrasar el envío de facturas hasta que se resuelva la incidencia.
- Marcado especial: Los registros enviados posteriormente deben incluir la marca «S» en el campo de «Incidencia».
- Facturación continua: Las empresas pueden seguir facturando con normalidad y enviar los registros más tarde.
¿Se pueden enviar facturas firmadas electrónicamente con VERI*FACTU?
Sí, aunque no es obligatorio incluir firma electrónica, es posible hacerlo si el usuario lo desea. Sin embargo, la firma es obligatoria si Hacienda lo requiere o si las facturas se almacenan sin usar VERI*FACTU.
¿Que ventajas tiene el sistema de facturación VERI*FACTU frente al no VERI*FACTU?
- Simplificación en la gestión: Reducción de tareas administrativas.
- Menos requerimientos de Hacienda: Menor necesidad de presentar documentaciones adicionales.
- Transparencia: Facturas con código QR que verifican su registro en Hacienda.
¿Se podrán descargar de la AEAT todas las facturas presentadas si se usa VERI*FACTU?
Sí, la AEAT tiene previsto implementar un servicio que permitirá descargar tanto las facturas enviadas por la empresa como las emitidas por sus proveedores que también usen VERI*FACTU
¿Es obligatorio imprimir el código QR?
Sí, todas las facturas emitidas, tanto con un sistema VERI*FACTU como con uno no VERI*FACTU, deben incluir un código QR visible que permita verificar su registro en la Agencia Tributaria.
¿Para qué se utiliza el código QR?
El código QR refuerza la transparencia fiscal del emisor y genera confianza en el cumplimiento tributario.
Con un sistema VERI*FACTU: Permite al cliente verificar si el registro de facturación está en poder de la Agencia Tributaria.
Con un sistema no VERI*FACTU: El cliente puede enviar la información del QR a Hacienda para constatar la existencia y contenido de la factura. Hacienda guardará los datos de la factura al recibir los datos del QR.
¿Dónde debe colocarse el código QR dentro de la factura?
El código QR debe aparecer siempre al principio de la factura, antes de cualquier otro contenido y se ubicará según el formato de la factura:
- Formato vertical: Situado cerca del margen superior, preferiblemente centrado o en el margen superior izquierdo.
- Formato horizontal (apaisado): Situado en el margen superior izquierdo o, si no es posible, centrado respecto a los márgenes superior e inferior.
El código QR debe aparecer solo una vez en toda la factura, siempre en la primera página, incluso si esta ocupa varias páginas.
Si la factura incluye elementos preimpresos (como el logotipo), estos pueden mantenerse en su lugar, pero el QR debe ser el primer elemento del contenido generado por el sistema informático de facturación. La ubicación siempre debe garantizar que el QR sea visible, claro y distinguible de cualquier otro código o elemento en la factura.
El Sistema de facturación VERI*FACTU representa un avance significativo para la digitalización y control fiscal en España, facilitando la gestión de las facturas y asegurando un cumplimiento normativo óptimo.
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