Gestión de proyectos de traducción
Importación de ficheros CAT
La gestión de proyectos se simplifica y optimiza gracias a la generación automática de órdenes de trabajo y a las herramientas de seguimiento de tareas que ofrece Gespoint Billwords Translator.
El registro de un nuevo proyecto puede realizarse automáticamente importando un archivo desde las herramientas CAT más habituales (Trados, Transit, etc.) o aceptando un presupuesto anterior. También es posible introducir manualmente presupuestos, proyectos y facturas.
Asignación de traductores ágil asistida por IA
La búsqueda de traductores para cada encargo cuenta con la ayuda de un práctico asistente que filtra a todos los colaboradores disponibles en función de los servicios ofrecidos, los idiomas de origen y destino, la lengua materna del traductor, la valoración del traductor según los trabajos realizados, sus especialidades (traducción médica, traducción jurídica, etc.), las herramientas que utilizan (Trados, WordFast, etc.), su ubicación, las tarifas que aplican, su volumen de trabajo, su disponibilidad, etc.
Gespoint Billwords Translator nos indica automáticamente cuáles son los traductores habituales de cada cliente, su carga de trabajo actual, las veces que hemos trabajado con cada uno de ellos, su valoración y sus periodos de ausencia por vacaciones, viajes, enfermedad, etc., lo que te permite elegir en todo momento al mejor traductor disponible al mejor precio.
La búsqueda asistida por IA propone automáticamente los tres mejores candidatos para realizar cada trabajo.
Gestión documental integrada
El programa genera automáticamente una carpeta para cada cliente, presupuesto, proyecto y traductor, lo que permite definir libremente la estructura de las subcarpetas que se crean automáticamente dentro de cada carpeta (origen, destino, memorias, glosario, etc.).
Desde el proyecto, puedes adjuntar los archivos de origen y de destino e importar los archivos de análisis de las herramientas CAT. Puedes generar y recibir automáticamente las órdenes de trabajo para los traductores y enviar los archivos traducidos al cliente.
La gestión documental está conectada con las principales herramientas de gestión de archivos en la nube (DropBox, OneDrive, Google Drive, Trados teams, etc.)
Seguimiento de tareas
El seguimiento de cada proyecto o tarea se puede realizar de diferentes maneras dentro del programa: a través de un calendario visual, utilizando una planificación o con diferentes listas de tareas.
El sistema de recordatorios automáticos envía automáticamente correos electrónicos de recordatorio a los jefes de proyecto, traductores, clientes, etc., para notificarles la próxima fecha de vencimiento de tareas o proyectos, la disponibilidad de nuevos archivos en la intranet, el vencimiento de facturas, etc. La empresa puede personalizar completamente estos avisos y activarlos o desactivarlos para cada cliente, empleado o proveedor.
Entrega y facturación de proyectos automatizada
La entrega y la facturación de un trabajo terminado se realiza con un simple clic del ratón, lo que genera automáticamente la factura, su contabilización, los impuestos y las previsiones de cobro asociadas al proyecto.
El sistema también puede notificar al cliente que el trabajo está terminado y enviarle un correo electrónico con un enlace para que pueda descargar los archivos de la traducción terminada.
Proyectos de interpretación
Gespoint Billwords permite introducir en un proyecto todos los datos de logística necesarios para planificar un evento, incluyendo el control de material entregado y recogido, detalles de la sala donde se realiza la interpretación, información de transporte, alquiler de material, horarios, expediciones, etc.
Facturación, gestión de tesorería y contabilidad
Facturación de ventas y compras
El control financiero y contable de la agencia se realiza de forma automática al emitir facturas y cobrar a los clientes, así como al emitir facturas y pagar a los traductores o proveedores. El programa contabiliza automáticamente todos los gastos e ingresos de cada proyecto.
La empresa puede definir libremente todas las cuentas contables que utiliza el programa al realizar asientos automáticos de ventas, compras, cobros, pagos, anticipos, cuentas pendientes, gastos generales, amortizaciones, etc.
Gestión de tesorería
El módulo de tesorería de Gespoint Billwords te permite controlar los cobros y los pagos pendientes de cada proyecto y factura, los anticipos, los impagos, las transferencias de cobro y pago, los efectos (cheques, etc.) emitidos y recibidos, así como el saldo y el riesgo de cada proyecto, cliente y proveedor.
Contabilidad
El módulo de contabilidad le permite llevar todos los libros contables exigidos por la ley, realizar asientos contables manualmente, generar diarios, estados de cuenta, balances, informes oficiales, amortizaciones, asientos predefinidos, etc.
Remesas bancarias
Gespoint Billwords genera directamente archivos para el intercambio electrónico de datos con el banco, archivos de remesas de cobro en formato SEPA B2B y SEPA CORE, y archivos de remesas de pago en los formatos CSB 68 y CSB 34.
Cumplimiento legal
Declaraciones de impuestos
El módulo de declaraciones te permite generar toda la información necesaria para la presentación de tus impuestos. Billwords proporciona todos los datos necesarios para realizar el modelo 303 del IVA, listados de retenciones soportadas y repercutidas, modelos 130, 111, 115 y 190, libro de registro de facturas emitidas y recibidas, expedientes 340, 347, 349, etc.
Verifactu, TicketBAI, Factura-e y SII (España)
Gespoint Billwords cumple la nueva normativa española VERI*FACTU que entra en vigor a partir del 1 de enero de 2027
Gespoint Billwords genera directamente facturas electrónicas en formato Factura-e válidas para su envío a la administración pública (ayuntamientos, consejos provinciales, etc.) a través de la web FACe.gob.es
Gespoint Billwords genera libros de registro del IVA (SII) en archivos preparados para su presentación a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria española
Gespoint Billwords permite presentar facturas directamente al sistema Ticket BAI vigente en el Pais Vasco
Integración con AFIP (Argentina)
Gespoint Billwords, a través de la plataforma Facturante, se comunica directamente con la AFIP de Argentina y obtiene el CAE de cada factura, emitiendo un recibo 100 % válido para la AFIP directamente desde el programa.
Actualizaciones fiscales y jurídicas
Gespoint Billwords se adapta y actualiza continuamente para cumplir con la nueva normativa (SEPA, SII, RGPD, factura electrónica, etc.) en los países donde está disponible el programa
Presupuestos
Gestión de presupuestos de traducción o interpretación
Gespoint Billwords permite elaborar presupuestos de forma rápida, agilizando el proceso. Indique el idioma de origen, el idioma de destino, el tipo de trabajo que se va a realizar (traducción, interpretación, etc.) y el número de unidades necesarias (palabras, horas, documentos, etc.). El programa calculará automáticamente el precio que se aplicará en función del cliente y de las tarifas de la empresa.
Duplica presupuestos o tareas para crear rápidamente presupuestos en varios idiomas de origen y/o de destino.
Gestión documental
Puede adjuntar al presupuesto los documentos que el cliente solicite traducir a través del sistema de gestión de documentos integrado en el programa. Todos los miembros de la empresa tendrán acceso automático a los documentos compartidos, integrado con el sistema de archivos en la nube de la empresa (DropBox, Google Drive, etc.).
Integración con email
Billwords dispone de un sistema completo de correo que permite el envío y recepción de emails. Es posible enviar directamente desde el programa los pedidos, presupuestos, facturas, etc. y el alta directa desde los emails recibidos de clientes, contactos, presupuestos, proyectos, etc. permitiendo guardar directamente el correo recibido y sus ficheros adjuntos en la carpeta del cliente, presupuesto o proyecto.
Seguimiento y control
El seguimiento automatizado del presupuesto permite conocer en todo momento su estado, registrando todas las comunicaciones mantenidas con el cliente durante la negociación. El módulo CRM permite registrar y realizar un seguimiento de todas las tareas comerciales realizadas con un cliente o un presupuesto, optimizando así el trabajo comercial de la empresa.
Convertir un presupuesto en proyecto
Una vez aceptado el presupuesto, este se convierte en un proyecto con un simple clic del ratón, transfiriendo al proyecto todos los datos definidos previamente y los documentos adjuntos.
El presupuesto y el proyecto quedan enlazados automáticamente, de forma que siempre tenemos la trazabilidad de que presupuesto fue el aprobado por el cliente y originó una operación.
CRM
Más oportunidades de negocio y más ingresos
El módulo de gestión de relaciones con los clientes (CRM) te ayuda a identificar, atraer y fidelizar a tus clientes.
Con el CRM, se mejoran las relaciones con los clientes, ya que, de un solo vistazo, puedes consultar el historial de interacciones con cualquier cliente: cuándo hablaste con él por última vez, qué productos o servicios ha comprado, los correos electrónicos enviados, sus presupuestos, sus reclamaciones, etc., para poder ofrecerle lo que necesita en el momento adecuado.
Gestión de oportunidades de venta
El control de las oportunidades de venta permite identificar y registrar las oportunidades que surgen de los clientes o clientes potenciales, indicando los competidores con los que competimos, el valor económico de la oportunidad, la probabilidad estimada de cierre y todas las acciones (correos electrónicos, visitas, etc.) que cada comercial ha llevado a cabo o tiene previsto realizar para cerrar esa oportunidad.
Gestión de contactos
La herramienta de CRM también permite a los equipos de ventas relacionarse de forma más eficaz con los clientes y los contactos, facilitando el intercambio de información y mejorando la coordinación entre los equipos de trabajo.
Envío masivo de correos electrónicos
El generador de emailings de Billwords te permite enviar correos masivos a todos tus contactos y realizar un seguimiento de sus respuestas, identificando quién ha abierto un correo, en qué imágenes o enlaces han hecho clic, qué día y a qué hora lo han visto, cuántas veces han hecho clic en cada enlace, etc.
Mayor eficiencia comercial para generar más ventas
Consigue cerrar ventas más rápido gracias a un espacio centralizado donde almacenar y actualizar toda la información, registrar las interacciones y supervisar el progreso de las oportunidades.
Intranet
Módulo web
Con el módulo web sus clientes y sus proveedores tendrán acceso a una intranet corporativa que les permitirá gestionar los trámites más habituales de forma ágil y sencilla, evitando el envío de correos electrónicos, y con un gestor de notificaciones que le avisará, por ejemplo, cuando el proveedor haya finalizado la tarea asignada o cuando un cliente solicite un presupuesto, entre otras cosas.
El módulo web de Gespoint Billwords agiliza la relación de la empresa con sus clientes y proveedores. Toda la información y las solicitudes se integran en el sistema de gestión interno de la empresa, lo que facilita el intercambio de archivos e información entre la empresa y el cliente o el proveedor.
Intranet para traductores externos
El traductor puede consultar y modificar sus datos, enviar su currículum a la agencia y solicitar trabajar con ella, aceptar las condiciones generales de trabajo de la agencia, registrar sus especialidades y tarifas, las herramientas de TAO con las que trabaja, comunicar sus periodos de ausencia, acceder a los trabajos que la agencia le ha asignado y que están pendientes de ejecución, descargar los documentos originales a traducir y subir los archivos de los documentos ya traducidos, consultar el historial de tareas ya completadas y sus facturas emitidas a la agencia, pudiendo ver su estado (pendiente o pagada)
La intranet de Gespoint Billwords también permite al traductor emitir sus facturas a la empresa directamente desde la propia plataforma, notificando al responsable de administración los trabajos «prefacturados» para su revisión y validación.
Cuando el traductor marca una tarea como completada, el sistema notifica automáticamente al responsable del proyecto enviándole un correo electrónico con todos los datos de la tarea completada y un enlace a los archivos traducidos por el traductor.
Intranet para clientes
El cliente puede consultar y modificar sus datos de contacto, solicitar nuevos trabajos a la agencia adjuntando los archivos que desea traducir y sus comentarios, descargar los archivos ya traducidos, enviar consultas o reclamaciones a la agencia, consultar el historial de trabajos completados y las facturas recibidas, y ver su estado (pendiente o pagado).
El cliente también puede pagar sus facturas pendientes mediante tarjeta bancaria, PayPal, Stripe o Eway
Personalización
La intranet de Billwords es 100 % personalizable, lo que permite mostrar los datos y los logotipos de la empresa, sus colores corporativos y darle un aspecto acorde con su imagen en Internet.
Multidivisa
Gestión multidivisa
El módulo multi divisa de Gespoint Billwords permite trabajar en todo el programa con diferentes divisas y tipos de cambio. Es posible definir los precios de clientes y proveedores según la divisa que utilice cada uno, emitiendo presupuestos, pedidos, facturas, cobros, pagos y asientos contables en diferentes divisas.
El programa registra y contabiliza automáticamente las diferencias, ya sean positivas o negativas, derivadas de las variaciones del tipo de cambio al operar con diferentes divisas.
Proyectos multidivisa
El manejo de diferentes divisas en los proyectos de traducción resulta ágil y transparente para el usuario. Por ejemplo, es posible definir un proyecto con una divisa de venta para el cliente, distinta de la divisa local que utiliza la empresa de traducción, y subcontratar diferentes tareas a traductores externos utilizando una divisa diferente de las dos anteriores para cada trabajo subcontratado.
Por ejemplo, Billwords permite vender a un cliente en dólares, subcontratar un traductor en pesos argentinos y controlar los márgenes y la contabilidad en euros, de forma totalmente automática.
Control de calidad – ISO
Evaluación del trabajo
El módulo de calidad de Gespoint Billwords permite una gestión óptima de la calidad en la ejecución de los proyectos, una vez que la propia empresa ha identificado y definido los estándares de calidad.
Este módulo permite evaluar estos estándares de calidad, transformando la calidad en datos concretos, cuantificables y útiles para la gestión de los recursos humanos que participan en un proyecto, lo que permite trabajar con los colaboradores más valorados para un servicio específico, agilizar su selección y obtener los mejores resultados en la gestión del proyecto.
Con el módulo de Calidad, puedes:
1 – Evaluar los trabajos de los proveedores externos según los distintos criterios que pueda establecer cada empresa.
2 – Obtener automáticamente una valoración media del proyecto que se está gestionando, teniendo en cuenta las valoraciones asignadas a cada tarea realizada por cada colaborador que participa en el proyecto.
3 – Obtener una valoración media por proveedor.
4 – Busca y compara proveedores, y a la hora de asignar un trabajo a un proveedor, ten en cuenta la valoración que tiene cada uno.
5 – Gestión documental: archivo de tareas relevantes, pruebas realizadas y cláusulas de confidencialidad.
6 – Historial de valoraciones: Se puede obtener rápidamente una lista de todas las tareas realizadas por cada traductor, ordenadas por combinación lingüística, fecha, valoración asignada a cada una, etc. También se puede filtrar por fechas, por traductor (para ver las valoraciones de cada tarea del traductor) o por combinación lingüística (para ver qué traductor tiene la mejor valoración por combinación).
Desde cada tarea o proyecto se podrá acceder al archivo de origen que se ha traducido en la tarea y al de destino que se ha evaluado, pudiendo ver las notas asignadas a cada criterio evaluado en la tarea. Toda la información se encuentra en el historial del programa y es accesible en cualquier momento mediante filtros.
Gestión de reclamaciones
Mejora la relación con tus clientes
Otro valor añadido que el sistema de calidad aporta a su empresa es la gestión de quejas, reclamaciones y sugerencias.
Con Gespoint Billwords podrás gestionar cada reclamación con rapidez, lo que te permitirá:
- Responde en el plazo y de la forma que espera el cliente.
- Hacer un seguimiento de las reclamaciones.
- Realizar un análisis de los resultados de las reclamaciones e identificar posibles mejoras.
- Gestión de la mejora continua.
En la reclamación encontrarás la siguiente información:
– La fecha de registro de la reclamación, el cliente y la persona que presentó la reclamación
– El motivo de la queja, reclamación o sugerencia
– El estado de su tramitación
– La persona responsable del tratamiento de esta reclamación
– Puedes adjuntar el documento enviado por el cliente junto con la reclamación correspondiente
– Cualquier observación relacionada con la reclamación y su resolución
– Fecha de cierre de la reclamación una vez resuelta
– La reclamación o sugerencia puede vincularse a una tarea, un proyecto, una factura o un presupuesto como origen de la reclamación, queja o sugerencia
Avisos automáticos (AMR)
Recordatorios de tareas de proyectos
El modelo de recordatorios automáticos (ARM) de Gespoint Billwords garantiza que no se pase por alto ninguna tarea importante. El sistema supervisa automáticamente la fecha de vencimiento de cada tarea de los proyectos en curso y envía correos electrónicos recordando los próximos plazos a las partes implicadas en el proyecto (jefe de proyecto, proveedor, empleado y/o comercial).
Notificación de asignación de un nuevo proyecto
El sistema también puede notificar al responsable de un nuevo proyecto o al director del proyecto que se le ha asignado un nuevo proyecto y que debe comenzar a gestionarlo.
Recordatorios de presupuestos pendientes de aprobación
Puede programarse el envío automático de un recordatorio cuando un cliente tiene pendiente de aprobar algún presupuesto. De esta forma se automatiza una parte del proceso comercial y se libera de esa carga a los comerciales de la empresa.
Recordatorios de pago a los clientes
El sistema puede programarse para recordar automáticamente a los clientes la fecha de vencimiento de sus facturas, lo que facilita y automatiza la gestión de cobros de la empresa.
Recordatorios personalizados
El sistema ARM permite definir el texto de los avisos que se enviarán a los empleados, clientes y proveedores, así como el plazo de preaviso con el que deben ser notificados. Es posible definir los avisos en diferentes idiomas para que cada cliente, empleado o proveedor reciba el aviso en su idioma.
Recordatorios selectivos
Es posible seleccionar a qué clientes, proveedores o empleados se les envían o no notificaciones automáticas, de modo que el sistema de recordatorios solo se utilice con las personas seleccionadas.
Ley de protección de datos
Cumplimiento del RGPD
Desde el 25 de mayo de 2018, el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aprobado en abril de 2016 por la Unión Europea, es obligatorio para todas las empresas de la Unión Europea.
Funciones de RGPD de Gespoint Billwords
– Seguridad en el tratamiento: posibilidad de definir una política de seguridad a nivel de la empresa, reforzar las contraseñas de los usuarios, registrar sus accesos y los campos manipulados por cada usuario
– Permisos por usuario: posibilidad de definir, para cada usuario, a qué datos tiene acceso completo, acceso de solo lectura o acceso denegado.
– Gestión integrada de documentos: le permite almacenar todos los documentos enviados y recibidos en relación con solicitudes, consentimientos, revocaciones, etc.
– Gestión de las principales entidades: clientes, proveedores, empleados, contactos potenciales, etc.
– Registro de consentimientos: almacenamiento y control del estado de todas las solicitudes presentadas y recibidas (fecha de emisión, recepción, estado, responsable, etc.)
– Responsable del RGPD: Posibilidad de designar al empleado encargado del tratamiento de datos en la empresa
– Derecho a la portabilidad: Posibilidad de exportar toda la información de cualquier entidad (cliente, proveedor, contacto, etc.) a formatos estándar (Excel, Word, PDF, XML, etc.).
Almacén, alquileres y logística
Control de existencias
El módulo de almacén de Gespoint Billwords permite controlar el stock disponible de material (cabinas de interpretación, equipos audiovisuales, sistemas de megafonía, etc.). Los movimientos de almacén se registran automáticamente al dar de alta las facturas de los proveedores de material o las facturas de venta o alquiler a los clientes.
Alquileres
Al entregar material en alquiler, es posible especificar la fecha de entrega del material, las fechas de inicio y fin del alquiler, la tarifa por días, horas, etc., y asociar esta entrega a un proyecto o tarea de interpretación.
Cuando el cliente devuelve el material alquilado, el sistema registra automáticamente la entrada en el almacén del material devuelto y la fecha de devolución, lo que permite saber en todo momento qué material está alquilado y pendiente de devolución para cada cliente y/o proyecto.
Movimientos de almacén
En todo momento es posible consultar fácilmente todas las entradas y salidas que ha tenido un equipo o material concreto, lo que permite ver quién lo ha comprado, cuál ha sido su coste de adquisición, a quién se ha vendido o alquilado y el stock actual de dicho material.
Inventario
El programa permite consultar el inventario completo de todo el material disponible, clasificar los artículos por marcas, familias y subfamilias, realizar movimientos de ajuste manuales para reflejar pérdidas o roturas, gestionar los distintos almacenes de la empresa y llevar a cabo traslados de material entre los almacenes.
Logística
Al realizar la salida de un material, es posible indicar el lugar de entrega, la persona de contacto, el transportista que se encargará del envío, el número de salida o el número de seguimiento, los paquetes, el peso y el volumen del material, así como la fecha de entrega prevista.