Aprende cómo hacer la facturación electrónica para cumplir con las exigencias de la Ley 18/2022 si eres un traductor autónomo y qué ventajas te puede aportar.
Has terminado un proyecto de traducción, envías tu factura en PDF al cliente y esperas el pago. Hasta ahora este proceso ha sido sencillo y sin complejidades, pero la entrada en vigor de la Ley 18/2022 cambia las reglas del juego. Y es que con esta nueva normativa la facturación electrónica se convertirá en un estándar, dejando obsoletos los formatos de envío de facturas tradicionales.
Aunque esta transición puede parecer abrumadora, lo cierto es que este nuevo sistema simplificará tu gestión financiera y te ayudará a optimizar tu trabajo. ¿Quieres saber cómo hacer la facturación electrónica de manera sencilla y eficiente y asegurando que cumples con la normativa? Sigue leyendo, en este artículo te lo contamos todo.
¿Qué es la facturación electrónica?
Empecemos por el principio: ¿qué es exactamente la facturación electrónica? Se trata de un sistema digital de emisión, recepción y almacenamiento de facturas. A diferencia de las emitidas en papel o PDF tradicionales, las facturas electrónicas deben seguir un formato estructurado que permita su validación y procesamiento automático.
Por tanto, una factura digital:
- Es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel.
- Se genera y recibe en formato digital, lo que facilita su almacenamiento y gestión.
- Está protegida con firma electrónica para garantizar su autenticidad e integridad.
¿Qué dice la ley sobre la facturación electrónica y cuáles son los plazos de implementación?
La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida coloquialmente como «Ley Crea y Crece») establece la obligatoriedad de la facturación electrónica. Su objetivo principal es aumentar la transparencia, combatir el fraude fiscal y mejorar la eficiencia en la gestión de pagos, reduciendo así la morosidad.
En concreto, el artículo 12 de la misma, establece que la emisión y recepción de facturas electrónicas será obligatoria para todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales. Por tanto, si eres traductor autónomo y trabajas con empresas, esta normativa te afecta directamente.
De momento, solo las empresas que tienen relación con la Administración Pública están obligadas a la elaboración de facturas electrónicas en España mediante sistema estructurado, pero a lo largo del año se establecerán los plazos de facturación electrónica finales para que el resto de empresas y profesionales se adapten a esta nueva exigencia, por lo que conviene anticiparse y tener claras las afectaciones para tu negocio.
Características clave de la facturación electrónica
- Formato estructurado: Las facturas electrónicas deben generarse en un formato que permita su tratamiento automatizado, como el XML. Un ejemplo específico en España es el formato Facturae, utilizado en las transacciones con el sector público.
- Autenticidad e integridad: Es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. Eso sí, es esencial garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura. Esto se logra mediante el uso de firmas electrónicas avanzadas o sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI).
- Almacenamiento digital: Las facturas electrónicas deben conservarse en formato digital durante el período legalmente establecido, asegurando su legibilidad y acceso en cualquier momento.
Plazos de implementación
Aunque la Ley Crea y Crece entró en vigor en 2022, la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas y autónomos está sujeta a la aprobación de un desarrollo reglamentario específico. Una vez aprobado dicho reglamento, se establecerán los plazos definitivos para su implementación. Se prevé que las grandes empresas tengan un año para adaptarse, mientras que las pequeñas empresas y autónomos dispondrán de dos años desde la publicación del reglamento.
¿Qué es el reglamento Verifactu?
VeriFactu es un sistema de verificación de facturas creado por la AEAT en el marco de la digitalización de la facturación y el control fiscal. Se trata de un sistema de software de facturación que permite la remisión en tiempo real de las facturas a la Agencia Tributaria. VeriFactu está diseñado para mejorar la transparencia fiscal y reducir el fraude en la facturación, asegurando que los datos de las facturas emitidas sean inalterables y accesibles por la AEAT.
Características principales de VeriFactu:
- Transmisión en tiempo real: Envía automáticamente los datos de las facturas emitidas a la AEAT.
- Inalterabilidad de la información: Garantiza que las facturas no puedan ser modificadas o eliminadas una vez generadas.
- Compatibilidad con software de facturación: Empresas y autónomos pueden integrar VeriFactu con sus sistemas de facturación.
- Facilidad de acceso a la información: Tanto los contribuyentes como la Agencia Tributaria pueden consultar las facturas almacenadas.
El objetivo de VeriFactu es fortalecer la lucha contra el fraude fiscal, mejorar la eficiencia en la gestión tributaria y facilitar la declaración de impuestos a los contribuyentes.
Diferencias clave entre la factura electrónica y VeriFactu
La factura electrónica y VeriFactu son dos herramientas clave en la modernización de la facturación en España, pero cumplen funciones diferentes. Mientras que la factura electrónica digitaliza la emisión y gestión de documentos comerciales, VeriFactu se enfoca en garantizar su autenticidad y transparencia mediante la comunicación en tiempo real con la AEAT.
| Característica | Factura electrónica | VeriFactu |
| Definición | Documento digital que sustituye a la factura en papel | Sistema de verificación y transmisión de facturas a la AEAT |
| Obligatoriedad | Obligatoria para ciertas empresas y administraciones | Obligatorio a partir del 1° de julio de 2025 |
| Finalidad | Digitalizar la emisión y gestión de facturas | Garantizar la inalterabilidad y fiscalización de facturas |
| Interacción con la AEAT | Puede o no enviarse a la AEAT | Transmite facturas en tiempo real a la AEAT |
| Formato | Diversos formatos electrónicos como XML, Facturae | Compatible con software de facturación |
| Seguridad | Firma digital obligatoria | Registro inalterable de facturas |
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Nos guste o no, la facturación electrónica ha llegado para quedarse y será necesario adaptarse al nuevo sistema de forma inminente. En todo este proceso, utilizar un software como Gespoint te hará la vida mucho más fácil. Su implementación no sólo te asegura cumplir con las obligaciones legales, sino que también es una gran oportunidad para optimizar tus procesos y mejorar la gestión financiera de tu negocio.
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