Qué es y cómo cumplir con el reglamento Verifactu en tu empresa de traducción

La digitalización está transformando la forma en que se gestionan los procesos tanto en el sector privado como en la Administración pública. Empresas, autónomos e instituciones están adoptando herramientas innovadoras que automatizan tareas y garantizan la verificación de operaciones. En este contexto, el Reglamento Verifactu marca un antes y un después en la forma de gestionar la facturación electrónica en España.

Impulsada por la Agencia Tributaria (AEAT), esta normativa no solo busca combatir el fraude fiscal, sino también facilitar la digitalización de las empresas y autónomos. Pero ¿qué implica exactamente esta nueva regulación y cómo puedes adaptarte a ella? Te lo contamos todo.

¿Qué es el sistema Verifactu?

El sistema VERI*FACTU, recogido en el Real Decreto 1007/2023 (conocido coloquialmente como “Reglamento Verifactu” o “Ley Verifactu”), consiste en el envío automático de registros de facturación a la Agencia Tributaria, en el momento en que se generan.

Una de sus características más innovadoras es la verificación de facturas mediante el encadenamiento de datos. Este sistema utiliza protocolos similares a blockchain para registrar todas las actividades relacionadas con las facturas, asegurando transparencia y trazabilidad. 

En concreto, las facturas electrónicas incluirán un código QR que permitirá consultar  información parcial de la factura (como importe, serie, fecha) que respaldará el cumplimiento del reglamento Verifactu.

Objetivos de Verifactu

Esta medida, basada en la Ley Antifraude (Ley 11/2021), tiene como objetivo principal reducir el fraude fiscal. Sin embargo, persigue también otros objetivos clave que apuntan a modernizar y mejorar los procesos fiscales en España:

• Impulsar la digitalización empresarial, dejando atrás los procesos manuales y aumentando su eficiencia.
• Simplificar la gestión fiscal con herramientas que minimicen los errores administrativos y reduzcan el tiempo y recursos necesarios para cumplir con las obligaciones tributarias.
• Garantizar trazabilidad y transparencia para los clientes, al tener la posibilidad de verificar la autenticidad de las facturas.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu y a quién afecta?

Plazos y obligatoriedad de Verifactu

El Real Decreto 1007/2023 establece que “Cualquier persona o empresa que utilice un sistema o programa informático para emitir facturas” deberá adaptarse al sistema Verifactu de la AEAT a partir del 1° de julio de 2025. Esto incluye tanto a empresas como a autónomos que desarrollen actividades económicas. Además, también aplica a entidades extranjeras con establecimientos permanentes en España y a aquellas que trabajen bajo el régimen de atribución de rentas.

Como toda regla, tiene algunas excepciones:

• Aquellos que ya cumplen con el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Quienes no tienen obligación de facturar.
• Por lo que se refiere a su ámbito territorial, es aplicable en toda España salvo en los territorios de régimen fiscal foral. 

Pero, ¿significa esto que a partir del 1° de julio de 2025 todos los obligados deberán reportar sus facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria? No, lo que se exige es que en ese plazo el software utilizado tenga la capacidad de enviar facturas verificables a la Administración. Sin embargo, cada empresa o profesional podrá decidir si utiliza la opción de envío automático o no, es decir, podrá elegir entre facturación “Verifactu” o “No Verifactu”.

Cómo debe ser un software de facturación electrónica según Verifactu

En todo este contexto, los proveedores de software de facturación desempeñan un rol central, ya que sus herramientas deben estar homologadas para cumplir con las especificaciones legales y técnicas impuestas por la normativa:

• Asegurar el envío de información a la AEAT de manera automática, continua, íntegra, segura, precisa y en tiempo real.
• Garantizar la integridad, trazabilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros y asegurar la conservación de forma accesible y exportable.
• Crear un registro único automáticamente por cada factura emitida, facilitando su trazabilidad de forma inmediata.
• Garantizar la generación de registros exactos y auténticos, añadiendo un código QR para verificar la factura que respalde el cumplimiento de Verifactu.
• Emitir un registro específico para anular facturas erróneas con un formato similar al registro original.

Cómo prepararse para la llegada de Verifactu 

Adoptar el Reglamento Verifactu requiere una planificación adecuada. Algunos pasos clave son:

1. Evaluar los sistemas actuales: Comprueba si tu software de facturación cumple con los nuevos requisitos o se adaptará a los mismos. 
2. Actualizar herramientas tecnológicas: Implementa soluciones homologadas que incluyan todas las funcionalidades exigidas.
3. Capacitar al equipo: Asegúrate de que todos los involucrados en la gestión de facturas comprendan cómo usar las nuevas herramientas.

Beneficios de contar con Gespoint si eres traductor autónomo o una agencia de traducción.

En este punto, seguro que ya has advertido que contar con un software homologado es indispensable en este nuevo escenario y Gespoint Translator puede convertirse en tu mejor aliado. 

Se trata de un software de gestión automatizada específico para empresas de traducción y traductores freelance que permite controlar todos los procesos y simplifica al máximo la adaptación al Reglamento Verifactu, garantizando el cumplimiento de la legislación vigente a la vez que asegura la tranquilidad y el correcto funcionamiento del negocio.

Esta solución integral ofrece:

• Cumplimiento normativo del Reglamento Verifactu, RGPD, Factura-e, Ley antifraude, TicketBAI, SII,  entre otros.
• Gestión completa de presupuestos y proyectos de traducción.
• Facturación integrada para proyectos y trabajos subcontratados.
• Gestión centralizada de datos para evitar pérdidas de información.
• Cobros y pagos simplificados con remesas SEPA, previsiones de tesorería y control de impagos.
• Contabilidad automática de asientos, balances, diarios y extractos contables.
• Gestión comercial con clientes y potenciales.
• Formación inicial y soporte técnico continuo, asegurando una implementación sin complicaciones.

En definitiva, la adaptación al Reglamento Verifactu no solo es una obligación legal, sino una oportunidad para modernizar y optimizar la gestión empresarial. Con el uso de un software homologado como Gespoint Translator, aseguras el cumplimiento normativo a la vez que mejoras la eficiencia y transparencia de tus procesos. Gestión simplificada, mayor trazabilidad de las operaciones, reducción del margen de error… Suena bien, ¿no?

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